规定公司物资和服务采办的工作途径和管理要求。
2范围
与物资、服务采办和管理有关的工作。
3关联程序
购物环境管理程序
设备管理程序
4定义
服务采办：根据公司对服务项目的需求，选择供方，外包服务项目的过程。
行政耗材：用于营销和管理工作所需的消耗性物资。
工程耗材：用于工程维护和管理所需的消耗性物资。
5职责
市场部：负责广告牌、海报、灯箱、条幅和导示系统的制作和外包制作工作；
工程部：负责工程设备、设施和工程耗材的采办、管理工作；负责专柜装修、设备设施安装的外包服务采办和管理工作。
综合管理部：负责办公设备、设施和行政耗材的采办和管理工作；负责环境卫生、花木陈列的外包服务采办工作。
营运部：负责环境卫生、花木陈列的外包服务管理工作。
6程序
6.1采办物资和服务分类
6.1.1采办活动应遵照成本控制要求和节约、适用原则，保证物资和服务采办结果满足采办需求和使用要求，使用部门对物资和服务使用情况进行管理，严格监控和制止物资和服务使用过程中出现浪费行为。
6.1.2采办物资的分类包括：
设备、设施、工程耗材和行政耗材
6.1.3采办服务的分类包括：
环境卫生管理、装饰花木陈列管理、专柜装修工程、布置购物环境、设备设施安装
支持文件：行政耗材采办清单
工程耗材采办清单
设备、设施采办清单
6.2采办需求
6.2.1物资和服务采办需求以充分理由和适当形式提出，采办需求理由应包含：
a.维持经营所必须的要求；
b.维持质量管理体系所必须的要求；
c.效率需要，即：最优化的投入与产出比。
6.2.2提出采办需求的形式应以文件的形式提出，列明充分理由；采办要求应以批量、周期性购买为主，零散购买为辅；列明功能、质量、数量、状态和品类要求。
6.2.3采办需求部门呈报采办申请、采办清单和费用估算，由部门经理确认，财务部核实费用要求，总经理批准并指定采办责任部门执行。
支持文件：物资和服务采办申请操作规程
6.3市场评估
6.3.1采办部门组织人力，收集市场信息，确保全面、准确了解所需采办物资和服务的市场水平。通过分析和比较，选择符合采办要求的潜在提供方。
6.3.2采办人员应至少在以下方面准确掌握市场状况：
a.品类和功能；
b.质量和价格；
c.适当的购买地点和购买方式。
6.4提供方选择
6.4.1采办部门选择潜在物资和服务提供方，必要时，以招投标方式进行。进行提供方选择至少应评估下列方面：
a.品类和功能的适合和齐全程度；
b.质量和价格满足需求的程度；
c.必要的样品检查和验证
d.符合公司要求的付款结算方式和管理方式；
e.发生争议时，进行追溯的可能。
6.4.2考虑满足成本控制的要求，物资和服务采办的价格水平应等于或低于市场中等水平，同时兼顾其他规定要求。
6.4.3确定的提供方经由部门经理确认，副总经理审核，总经理批准后，执行采办任务。
支持文件：物资采办操作规程
服务采办操作规程
6.5提供方信息
确定物资和服务提供方后，应收集准确、真实和完备的提供方资料，由采办部门和管理部门保存备案，以便于监督，和在必要时追溯。接受物资和服务后，应保持提供方业务人员的联系方式，以便于再次采办时列入评估对象中和发生纠纷时追溯。
支持文件：物资和服务提供方信息资料管理规定
6.6合同管理
6.6.1批量集中采办或单项采办金额较高时，采办部门应与提供方订立合同，以确保采办物资和服务符合采办要求。
6.6.2订立合同前，应确认提供方资质，提供物资和服务符合采办要求的程度和公司因采办而形成的潜在风险和损失，必要时，更换和重新选择提供方。
6.6.3订立合同后，采办部门应确保落实、使用、监控和评估合同履行情况的相关部门、相关岗位获得合同信息的标准和要求，应确保合同有序流转和妥善保管。
6.6.4因工作需要须对合同进行变更时，应重新评估采办要求和提供方。
6.6.5进行零散采办时不须提供合同的，应以验证的形式证实提供方满足采办原则和需求的能力。
支持文件：物资和服务合同管理操作规程
6.7采办物资管理
6.7.1采办部门依据合同要求、采办原则验收物资，物资验收人员应明了合同要求和采办原则要求，并承担物资验收的相应权责。
6.7.2物资验收合格，应登记帐册，必要时，入库储存。使用部门按采办需求领用，领出时，登记出库帐册。物资存仓时，管理部门应确保物资的状态符合使用要求，并保持帐物相符。
支持文件：物资存仓及领用管理规定
6.8采办服务管理
6.8.1采办部门依据合同要求，组织管理人员和技术人员进行服务验收。
6.8.2管理部门对采办服务应承担的责任和服务范围进行定期检查和验证，确保符合采办需求。
6.8.3采办服务为短期阶段性工作的，工作完成后，采办部门对其完成结果符合采办要求和合同要求的程度进行验收。
支持文件：服务采办验收操作规程
7附录
物资采办工作流程
服务采办工作流程
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本文来源： 百货店物资和服务采办程序
