一、 商品基本信息资料
由 供应商 提供标准的基本信息资料，并核实无误。
店内码 商品条形码 品名规格 订货倍数 发货倍数 销售单位 进价 零售价 会员价 产地 等级 可否退货 分类码 结算方式
建立基本信息时必须注意一品多码及多码一品及伪码现象，并要求 供应商 严格按商品之实际情况提供资料。
1、 一品多码，往往因商品产地不一致，原则上要求 供应商 只供其中一个产地之商品，因其外形相同，很难辩别，极易影响盘点库存和自动订货管理，并且因产地不同会有价差，避免 供应商 偷梁换柱。
2、 多码同品，也称重码，其产生原因是商品严格按国际标准之条码使用规则生产，此类商品原则上不予进货，如确为畅销之品种，只采用其中一种，其余均使用超市自制条码，并由供货商粘贴后方可进入卖场销售，否则将造成价格及库存的极大混乱，甚至影响销售，导致亏损而不易发觉。
3、 伪码，伪码存几种情况，一种是厂商未经技术监督局审批，擅自而制，极可能与别家商品同码或条码无法辩识。另一种情况是数字与实际条码不符，扫描后变成了另一种商品，该类商品均不允许进入卖场，好产品无质量问题且为本地适销商品，则要求供方采用超市自制码。
销售单位即订货单位，应严格注明内含小单位数量。
二、 供应商 基本信息
采购员引进 供应商 ，应严格填写 供应商 基本资料，该信息卡为订货、退货、财务结算服务。
见采购管理之 供应商 基本资料卡。
在实际管理中常见的错误及杜绝方法：
1、 重复录入 供应商 ，因初期提供的 供应商 名称使用不规范，前后不一致辞，在原 供应商 提供新货时使用了不同的名称，造成错误。
2、 结算方式复杂，未按标准签收，采用手工注明方式，以致无法实行电脑管理。
三、费用资料表
四、年度佣金、奖励资料表、进货数量奖励资料表
五、设柜及租赁经营资料表
六、订量初始设置、订货周期
七、新品库存建议表
电脑软件设计应能满足将相关结算信息（如应扣款项、付款时间、期间应付金额及明细等）提前一同汇总到财务管理界面。
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本文来源： 采购与电脑之间的联系
