一、强化 采购 功能的两种主要方法
针对目前我国许多连锁企业 采购 业务运转的实际，提出两种方法作为大家的参考。
1、制定供货商准入制度
绝大多数中国的连锁企业中，每天 采购 部里供货商客户盈门，一片嘈杂，给人一种无序的印象，但其中工作效率并不高。造成此种状况的原因是，许多供货商并不是符合连锁企业条件的供货商，但我们已花费了大量时间进行了接触交往，结果对双方都一无所获。因此要提高 采购 业务部的工作效率，就需要制定一个供货商的准入制度，即在进入正式谈判之前，制定这样一个制度，告知连锁企业要求供货商配合做到的基本交易条件，如供货商作出承诺即可安排正式的交易谈判。这种方法可以制度的形式选不合格的供货商，使业务谈判程序化并提高效率。
2、制定对供货商接待与信息反馈的时间制度
我们许多的连锁企业以公司的作息时间作为供货商的接待时间，这样就客观上造成一种事实， 采购 业务部每天都在接待供货商，其工作人员根本无时间去进行市场调查，下门店了解商品的适销率、商品价格、竞争对手的商品线组合和价格线组合，而是把大量时间花在供货商接待上，缺乏时间对市场进行了解。所以在制度上进行规定，规定接待进货商的时间，这种时间一般以一周２天为好，余出３天让 采购 业务人员进行市场调查和制定 采购 计划，这也是提高 采购 业务工作质量的时间上的保证。提高 采购 工作效率很重要的一环是对供货商信息反馈的时间承诺，即对新的供货商提供的商品，或对原有供货商的新品是否能进入连锁公司的 采购 系统，要制定时间规定，不能让供货商无限期等待，无这种时间承诺制往往会失去许多商机，也会造成 采购 业务人员工作的低效率化。
二、 采购 业务部的程序化分段控制法
我国许多连锁企业中现行的 采购 业务流程必须改变，这种流程的缺点是，单人的全过程操作，虽然最后由总经理决定，但往往是形同虚设的，而最大的缺陷是，缺乏监督和控制，如控制不当会造成对连锁企业的灾难性后果。如在我国一些连锁企业中已有一些现象值得深思，如 采购 部业务人员具有供货商公司的股权，对供货商付款由 采购 部说了算，公司交易条件的回扣等等，如不加强对 采购 业务部门的控制，连锁企业就不可能良性发展。所以对 采购 业务部门的控制必须在制度上和程序及操作上作出界定。我们可按 采购 业务的流程，作如下的分段控制。
1、 采购 谈判，即由专人负责与供货商的谈判，这种谈判按公司制定的供货商文件进行，并按供货商文件与供货商签订 采购 合同。公司要专门培养一批谈判高手，使之成为真正的买手，这与公司的利益十分有关。
2、按合同订货。在完成了订货合同后， 采购 业务部第二批专人开始按照合同，并根据各连锁门店的销售情况向供货商发出送货指令，这种指令的发出不要认为是很简单的事，必须要考虑许多综合的因素，如销售量与周转量的平衡，供货商最低与最高送货批量、送货的间隔时间与频率等。
3、与供货商的服务配合与监督。供货商的商品进入连锁公司后， 采购 业务部要有专人对商品在各个环节的运转进行监督与控制，对供货商的服务既要进行配合，也要进行考核与评价，以此作为公司制定对不同类型供货商的政策。
4、付款。 采购 业务部会同财务部按照订货合同，参照供货商服务配合和其他方面的考核标准对供货商进行付款。
以上这种程序化的分段控制方法，把 采购 过程分解成四个阶段，并进行专业化分工的操作，既能通过专业化分工提高连锁店总部的 采购 功能与 采购 效率，又能通过各个环节的互相监督与控制，达到对 采购 业务部的有效控制。
对 采购 业务而言，光片面强调控制是不够的，因为这是一个变化最多端的领域，个人的素质和才华在这一领域是很容易得到发挥的，要强化总部的 采购 功能，首先要选好人才，光是听话的而无创造力的人对连锁企业长期发展不利，而具有创造力的人往往又会使人感到无法控制。因而一般观点是，建立 采购 系统的制度是为了达到有效控制，但对 采购 业务人员的选用，老总们应超越自我，以素质和才华为重，因为只有具有创造力的业务人员才可能为企业创造财富，况且良好的企业制度可以规范他们本身的行为
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本文来源： 如何强化与控制连锁店总部的采购功能
